Mener un entretien structuré : la méthode pour mieux recruter

Souvent, l'entretien d'embauche ressemble à une conversation : on parcourt le CV, on rebondit sur ce qui intéresse, et l'on ressort avec une impression. Le problème, c'est que deux candidats n'ont alors pas passé le même entretien, et qu'il devient difficile de les comparer autrement qu'au feeling.

L'entretien structuré corrige ce défaut. Son principe est simple : mêmes questions pour tous, posées dans le même ordre, et réponses évaluées avec la même grille. Les travaux de recherche en psychologie du travail le classent depuis longtemps parmi les méthodes de sélection les plus fiables, nettement devant l'entretien libre. Il est aussi plus équitable pour les candidats, et plus facile à défendre en interne.

Préparer : partir du poste, pas du CV

Avant de rédiger la moindre question, listez avec le manager quatre à six compétences qui font la réussite dans le poste. Mélangez compétences techniques et comportementales : par exemple, la maîtrise de la comptabilité fournisseurs, la rigueur, la capacité à gérer des priorités concurrentes, la relation avec des interlocuteurs exigeants.

Pour chaque compétence, préparez une ou deux questions, puis fixez la durée et le déroulé de l'entretien : accueil et présentation du poste, questions, temps réservé aux questions du candidat, conclusion.

Les mêmes questions pour tous

C'est la règle centrale. Chaque candidat répond aux mêmes questions, dans le même ordre. Vous pouvez relancer pour obtenir des précisions, mais avec des relances neutres : « Pouvez-vous préciser votre rôle ? », « Que s'est-il passé ensuite ? ». Évitez les questions improvisées qui ne seront posées qu'à un seul candidat.

Le CV sert à éclairer les réponses, pas à dicter l'entretien.

Deux types de questions qui révèlent des faits

Les questions comportementales et la méthode STAR

Elles portent sur des situations réellement vécues, selon l'idée que la façon dont une personne a agi par le passé renseigne sur sa façon d'agir demain. Elles commencent souvent par « Racontez-moi une situation où… » : où vous avez dû tenir un délai serré, gérer un désaccord avec un collègue, corriger une erreur.

Pour obtenir une réponse exploitable, guidez le candidat avec la méthode STAR :

• Situation : le contexte ;
• Tâche : ce qui était attendu de lui ;
• Action : ce qu'il a fait, lui, concrètement ;
• Résultat : ce qui en est ressorti, et ce qu'il en a retenu.

L'étape la plus importante est l'action. Si le candidat parle uniquement au « nous », demandez-lui quelle était sa part personnelle. Pour un jeune diplômé, acceptez des exemples tirés de stages, de projets d'études ou d'engagements associatifs.

Les questions situationnelles

Elles placent le candidat face à un scénario hypothétique, tiré du poste : « Un client important conteste une facture et menace de partir. Vous n'avez pas encore tous les éléments. Que faites-vous ? » Elles sont utiles pour les profils qui ont peu d'expérience, et pour évaluer le raisonnement plutôt que le vécu.

Une grille de notation définie à l'avance

Pour chaque compétence, utilisez une échelle courte, par exemple de 1 à 4, et décrivez ce que signifie chaque niveau. Une note « 2 » doit vouloir dire la même chose pour tous les évaluateurs. Exemple pour la gestion des priorités :

1. Aucun exemple concret, ou réponse purement théorique.
2. Exemple pertinent, mais rôle personnel ou résultat flou.
3. Exemple clair, actions précises et résultat mesurable.
4. Exemple clair, résultat solide et recul sur ce qu'il ferait autrement.

Notez chaque compétence pendant ou juste après l'entretien, avant d'en parler avec qui que ce soit. La décision se prend ensuite sur l'ensemble des notes, pas sur la dernière impression.

Prendre des notes factuelles

Prévenez le candidat que vous prendrez des notes : c'est un signe de sérieux, pas de défiance. Notez des faits et des formulations du candidat, plutôt que des jugements comme « sympathique » ou « pas très dynamique ». Ces notes vous permettront de justifier vos évaluations et de comparer les candidats plusieurs jours plus tard.

Plusieurs évaluateurs

Un seul regard reste un regard. Dans la mesure du possible, faites mener l'entretien à deux, ou organisez deux entretiens avec des évaluateurs différents, par exemple un RH et le futur manager. Chacun note d'abord seul. Lors de la mise en commun, discutez des écarts de notes en vous appuyant sur ce que le candidat a dit, et non sur un ressenti.

Éviter les principaux biais

Même avec une grille, certains réflexes faussent l'évaluation :

• La première impression : on se forge un avis dès les premières minutes, puis on cherche inconsciemment à le confirmer. Réservez votre jugement à la grille.
• L'effet de halo : une qualité frappante, comme l'aisance orale ou une école réputée, colore toute l'évaluation. Notez chaque compétence séparément.
• Le biais de similarité : on apprécie davantage ceux qui nous ressemblent, par leur parcours, leur ville ou leurs centres d'intérêt. Demandez-vous si votre note porte bien sur la compétence évaluée.

Si vous ne pouvez pas justifier une note par un fait précis tiré de l'entretien, c'est probablement une impression, pas une évaluation.

Conclure et annoncer la suite

Réservez les dernières minutes aux questions du candidat : elles en disent souvent long sur sa motivation et sa compréhension du poste. Présentez ensuite clairement les prochaines étapes et un délai de réponse, puis tenez-le. Et quelle que soit la décision, répondez à chaque candidat rencontré.

En résumé

Des compétences tirées du poste, les mêmes questions pour tous, une grille aux niveaux décrits, des notes factuelles et plusieurs évaluateurs : l'entretien structuré demande un peu plus de préparation, mais rend vos décisions plus fiables et plus justes. Sur LesTalents, vous pouvez inviter vos collègues dans votre équipe et suivre chaque candidat dans votre pipeline de recrutement, de l'entretien à la décision. En amont, la même logique s'applique au tri des candidatures.