Suivre l’insertion professionnelle de vos diplômés : la méthode

Que deviennent vos diplômés ? Futurs étudiants, familles, entreprises et instances de l'établissement vous posent la question. Trop souvent, la réponse repose sur des impressions ou sur un chiffre dont plus personne ne connaît l'origine.

Un suivi rigoureux vous donne des réponses fiables, et des informations pour améliorer vos formations.

Pourquoi suivre l'insertion

• L'évaluation et l'accréditation. Les démarches d'évaluation, d'accréditation ou de certification, nationales comme internationales, s'intéressent fréquemment au devenir des diplômés. Vérifiez les attentes précises de chaque référentiel.
• L'attractivité. Les candidats et leurs familles comparent les débouchés avant de choisir un établissement.
• L'amélioration des programmes. Les postes occupés et les manques signalés par les anciens aident à faire évoluer les cours.
• Les relations entreprises. Savoir où travaillent vos anciens, c'est disposer d'une carte des employeurs à solliciter pour vos partenariats.

Trois rendez-vous : 6 mois, 1 an, 3 ans

Une seule enquête ne raconte qu'une partie de l'histoire :

1. À 6 mois : la transition. Le diplômé est-il en emploi, en recherche, en poursuite d'études ? Combien de temps a-t-il mis à trouver ? Le stage de fin d'études a-t-il joué un rôle ?
2. À 1 an : la stabilisation. Type de contrat, niveau de rémunération, adéquation entre le poste et la formation.
3. À 3 ans : la trajectoire. Évolution du poste, responsabilités, mobilité, et regard rétrospectif sur la formation.

Comptez toujours à partir de la même date, par exemple l'obtention du diplôme, pour comparer les promotions entre elles.

Les questions à poser

Un questionnaire court, facile à remplir sur un téléphone, a plus de chances d'être complété. Le socle peut tenir en quelques questions :

• la situation actuelle : en emploi, en recherche, en poursuite d'études, en création d'entreprise, autre ;
• pour ceux en emploi : intitulé du poste, secteur, taille de l'employeur, ville ou pays, type de contrat, temps plein ou partiel ;
• le délai d'accès au premier emploi et le canal qui a fonctionné : stage, réseau, candidature spontanée, forum, plateforme d'offres ;
• la rémunération, demandée par tranches plutôt qu'en montant exact, ce qui est moins intrusif ;
• l'adéquation entre l'emploi et la formation, et une question ouverte sur les compétences qui ont manqué ;
• l'accord, séparé et facultatif, pour être recontacté lors de la prochaine enquête ou par le réseau des anciens.

Si vous ne savez pas à quoi servira une réponse, retirez la question.

Obtenir des réponses

Le taux de réponse fait la crédibilité de vos chiffres. Quelques pratiques aident :

• Recueillez un contact personnel avant le diplôme, avec l'accord de l'étudiant : l'adresse e-mail de l'école peut être désactivée après la sortie.
• Annoncez l'enquête à la remise des diplômes, en expliquant son utilité.
• Variez les canaux : e-mail, message sur téléphone, appel par l'équipe ou par des étudiants mobilisés pour l'occasion.
• Relancez deux ou trois fois, sur quelques semaines.
• Mobilisez les délégués de promotion, bons relais auprès de leurs camarades.
• Partagez les résultats avec ceux qui ont répondu.

Le réseau des anciens, allié du suivi

Un diplômé qui garde un lien avec son école répond plus facilement à ses enquêtes. Annuaire, rencontres, offres relayées, mentorat d'étudiants : tout ce qui fait vivre le réseau des anciens facilite aussi le suivi. Invitez-les à mettre à jour leur situation une fois par an.

Respecter la protection des données personnelles

Au Maroc, ces enquêtes relèvent de la loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, dont l'application est contrôlée par la CNDP. Plusieurs de ses principes s'appliquent directement à votre fichier de diplômés :

• Une finalité déterminée. Les données sont collectées pour des finalités explicites et légitimes, et ne doivent pas être utilisées ensuite d'une manière incompatible. Un fichier constitué pour mesurer l'insertion ne devient pas une liste de contacts remise à des partenaires.
• Le consentement. La loi pose en principe le consentement de la personne, sauf exceptions qu'elle prévoit. Demandez-le clairement, et séparément pour chaque usage : enquête, recontact, réseau des anciens.
• L'information des personnes. Au moment de la collecte, indiquez qui est responsable du traitement, à quoi servent les données, qui les recevra, quelles réponses sont facultatives, et comment exercer les droits d'accès, de rectification et d'opposition.
• Des données limitées et protégées. Ne collectez que ce qui est utile, ne le gardez pas plus longtemps que nécessaire, et protégez-le. Si vous passez par un outil d'enquête externe, vérifiez ses garanties et encadrez-le par un contrat.
• Les formalités. La loi soumet en règle générale les traitements de données personnelles à une déclaration préalable auprès de la CNDP, ou à son autorisation dans certains cas. Vérifiez avec votre service juridique ou auprès de la CNDP ce qui s'applique à votre fichier.

Enfin, ne publiez que des résultats agrégés, et évitez les sous-groupes si petits qu'on pourrait y reconnaître une personne.

Publier des résultats honnêtes

Un chiffre d'insertion ne vaut que par sa méthode. Accompagnez chaque résultat de :

• la promotion concernée et la date de l'enquête ;
• le nombre de diplômés, le nombre de répondants et le taux de réponse ;
• vos définitions : qui compte comme « en emploi », comment sont traités les diplômés en poursuite d'études.

Présentez les résultats par filière, même les moins flatteurs, sans mélanger chiffres à 6 mois et à 3 ans. Suivez les tendances plutôt qu'un chiffre isolé.

Un taux d'insertion sans taux de réponse ni définition ne dit rien. Un chiffre modeste mais expliqué inspire plus confiance qu'un chiffre spectaculaire sans méthode.

En résumé : trois enquêtes à dates fixes, un questionnaire court, des relances organisées, des données personnelles traitées dans le respect de la loi 09-08, et des résultats publiés avec leur méthode. C'est ce sérieux qui rend vos chiffres crédibles.