Organiser un forum entreprises dans son école, étape par étape

Un forum entreprises réunit, le temps d'une journée, vos étudiants et des recruteurs. Bien préparé, il produit des stages, des premiers emplois et de nouveaux partenariats. Improvisé, il se résume à des stands déserts l'après-midi et à des étudiants qui distribuent leur CV au hasard.

La différence se joue presque entièrement en amont, et dans les semaines qui suivent. Voici une méthode pour les équipes de relations entreprises et de services des stages.

Fixer des objectifs mesurables

Commencez par décider à quoi doit servir le forum. Trouver des PFE pour la promotion sortante ? Placer les jeunes diplômés ? Attirer de nouvelles entreprises, ou faire connaître une filière récente ? Retenez deux ou trois objectifs et traduisez-les en indicateurs : nombre d'entreprises présentes, d'offres collectées, d'entretiens réalisés, de stages et d'embauches conclus dans les mois suivants.

Ces objectifs guident tous les choix suivants : la date, les entreprises invitées, le format.

Le rétroplanning

Placez le forum avant la période où les entreprises arrêtent leurs besoins en stagiaires, et évitez les examens, les vacances et les fêtes. À titre indicatif :

1. Six mois avant : objectifs, budget, date, lieu, et une équipe projet réunissant relations entreprises, communication, logistique et représentants des étudiants.
2. Quatre à cinq mois avant : liste des entreprises, envoi des invitations, recherche d'éventuels sponsors.
3. Deux à trois mois avant : relances et confirmations, programme des conférences, lancement des ateliers pour les étudiants, collecte des offres.
4. Un mois avant : plan des stands, livret du forum, inscriptions des étudiants, communication renforcée.
5. La dernière semaine : rappels aux entreprises, vérification du matériel, briefing des bénévoles.

Choisir et inviter les entreprises

Visez un équilibre : vos partenaires réguliers, des entreprises qui recrutent dans vos filières, des PME et des jeunes entreprises, et des employeurs où travaillent déjà vos anciens. Un forum où toutes les entreprises cherchent le même profil laisse une partie des étudiants sans interlocuteur.

L'invitation doit être personnelle et concrète : vos filières et leurs effectifs, les périodes de stage, le format de la journée, les conditions de participation, et surtout ce que l'entreprise y gagnera. Dans le formulaire d'inscription, demandez les offres qu'elle apportera, les profils recherchés, le nombre de recruteurs présents et ses besoins matériels.

Préparer les étudiants

Un forum se perd quand les étudiants arrivent sans préparation. Prévoyez, dans les semaines qui précèdent :

• Des ateliers CV, en particulier pour ceux qui ont peu d'expérience : des conseils pour un CV étudiant peuvent servir de support.
• Un entraînement au pitch : se présenter en une minute, avec un projet concret et ce que l'on cherche. Voir aussi comment se présenter en entretien.
• Des simulations d'entretien avec des enseignants ou des anciens.
• La liste des entreprises publiée à l'avance, pour que chaque étudiant repère ses cibles, se renseigne et prépare une question par stand.

Choisir le format

Les stands

C'est le cœur du forum. Regroupez les entreprises par secteur ou par filière visée, et prévoyez un plan affiché à l'entrée.

Les conférences et tables rondes

Des présentations de métiers, des témoignages d'anciens, des tables rondes sur un secteur. Courtes et concrètes, elles attirent les étudiants des premières années et donnent de la visibilité aux entreprises.

Le job dating et les entretiens

C'est le format le plus direct pour aboutir à des stages et à des embauches. Les entreprises reçoivent les CV avant le forum, choisissent les candidats qu'elles veulent voir, et l'école organise des créneaux de quinze à vingt minutes dans des salles calmes.

Rien n'empêche de combiner les trois : stands et conférences en accès libre, entretiens sur rendez-vous en parallèle.

La logistique, sans mauvaise surprise

• Accueil des entreprises : badges, café, stationnement, déjeuner.
• Stands équipés : tables, prises électriques, connexion internet.
• Salles d'entretien réservées et fléchées.
• Un livret, papier ou numérique, avec les entreprises, leurs offres et le plan.
• Un étudiant bénévole référent par entreprise, pour l'accompagner pendant la journée.
• Une solution de repli pour les désistements de dernière minute.

Communiquer avant, pendant et après

Côté étudiants, annoncez le forum tôt, sur plusieurs canaux, et dévoilez les entreprises au fur et à mesure de leurs confirmations. Côté entreprises, relancez sans insister et envoyez un programme clair une semaine avant. Le jour même, quelques photos et témoignages nourrissent la communication de l'édition suivante.

Un forum se juge moins au nombre de stands qu'aux stages et aux emplois signés dans les mois qui suivent.

Après le forum : là où tout se joue

1. Remerciez chaque entreprise dans les jours qui suivent, et transmettez-lui, avec l'accord des étudiants, les CV des candidats rencontrés.
2. Centralisez les offres collectées et diffusez-les à tous les étudiants concernés, y compris ceux qui n'ont pas pu venir.
3. Interrogez entreprises et étudiants avec un court questionnaire de satisfaction.
4. Mesurez les résultats à un, trois et six mois : entretiens obtenus, stages signés, embauches. Comparez-les aux objectifs de départ.
5. Partagez un bilan avec la direction et les entreprises, et notez ce qu'il faut améliorer pour l'édition suivante.

Sur LesTalents.ma, l'espace écoles permet de présenter vos filières et leurs périodes de stage sur la page de votre établissement : un repère utile à partager avec les entreprises invitées.

En résumé : des objectifs clairs, un rétroplanning de six mois, des entreprises choisies avec soin, des étudiants préparés, un format qui laisse de la place aux entretiens, et un suivi rigoureux après la journée. C'est ce suivi qui transforme un événement en résultats.